發(fā)布時(shí)間：2017-2-13
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會(huì)議接待細(xì)則
在做每一項(xiàng)接待工作，我們首先進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。
我們平時(shí)詳細(xì)的了解了當(dāng)?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及各類酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等，為與會(huì)者提供分析資料及使用建議，供屆時(shí)與會(huì)者選擇。
（一）、接待原則
確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺(tái)；誰是會(huì)議的主持人；誰要在會(huì)議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計(jì)劃。
1、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計(jì)劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。
2、根據(jù)來賓級(jí)別確定接待規(guī)格和接待方式。
3、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知與會(huì)者，提供分析及使用建議，以便與會(huì)者選擇酒店。
4、客人抵達(dá)前，我們會(huì)在醒目處懸掛好歡迎詞。
5、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會(huì)客室（會(huì)議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。
6、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會(huì)，明確任務(wù)分工，落實(shí)到人（會(huì)議記錄、照相、攝像）。
（二）、接待注意事項(xiàng)
1、接待車輛注意事項(xiàng)：
①、車內(nèi)備品：礦泉水、傘、面巾紙、獨(dú)立包裝濕巾、煙、打火機(jī)、口香糖、花露水、小食品等；
②、租用或借用的車輛，應(yīng)提前了解司機(jī)的素質(zhì)、車況、車內(nèi)衛(wèi)生，夏天在客人出站前十分鐘打開空調(diào)，使車內(nèi)溫度降到25℃左右。
2、接待人員注意事項(xiàng)：
①、通訊：手機(jī)二十四小時(shí)開機(jī)、預(yù)存足夠的話費(fèi)、充足電或隨身帶一塊電板，遇到特殊情況時(shí)，應(yīng)盡快找到可聯(lián)系的方式，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展；
②、領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)時(shí)，有時(shí)間限制的一定在規(guī)定時(shí)間內(nèi)圓滿完成，如完成不了應(yīng)及時(shí)反饋未完成原因；沒有時(shí)間規(guī)定的，應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)完成；
③、工作中出現(xiàn)問題或意外情況解不了時(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、不能拖延；
④、任務(wù)落實(shí)到個(gè)人時(shí)，要不折不扣的執(zhí)行，按要求完成，鼓勵(lì)有創(chuàng)造性，但禁止隨意性；
⑤、要時(shí)刻保持工作狀態(tài)，隨時(shí)處理突發(fā)問題，并嚴(yán)格遵守保密原則；
⑥、接待人員（包括司機(jī)）夏季穿長袖或半長袖襯衫，扎領(lǐng)帶，黑皮鞋，深色褲子；冬季要穿正裝（西服）扎領(lǐng)帶，黑色皮鞋。
3、入住酒店注意事項(xiàng)：
①、提前與酒店負(fù)責(zé)人對(duì)接，及時(shí)做好房間安排表，提前辦理房卡，在客人到達(dá)五分鐘之前打開房門和房內(nèi)電源，在酒店門口、電梯間、入住樓層要有員工到位迎接客人并發(fā)放房間表；
②、房間內(nèi)需要擺放果盤、礦泉水、煙、打火機(jī)、洗漱兜、干果、高檔紙抽、水果刀、茶葉（應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)喜好，例如：鐵觀音、普洱）；
③、前臺(tái)人員要提前檢查房間內(nèi)設(shè)施電源、電視、電話、床鋪、洗漱間備品、有無熱水、熱水器是否干凈和可用等各項(xiàng)實(shí)施是否完好（（例如電視、電話、衛(wèi)生間是否完好），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)跟服務(wù)員或客服經(jīng)理聯(lián)系解決；
④、在酒店用餐時(shí)提前預(yù)定早中晚餐廳包間，除非明確不在酒店餐廳用餐，否則一概提前預(yù)定，不用時(shí)再退訂；
⑤、提前預(yù)定燒烤、茶館、洗浴等其他場(chǎng)所時(shí)，更好實(shí)地查看一下，否則一定要問清壞境、標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目等事項(xiàng)，預(yù)定這些場(chǎng)所時(shí)人員座位要留有余富量；
⑥、在酒店、賓館召開會(huì)議或吃飯時(shí)，會(huì)標(biāo)、桌牌、餐簽告知服務(wù)員，會(huì)后或餐后要留存，等待接待完成后交給公司接待人員，禁止服務(wù)人員私自丟棄；
⑦、在餐廳用餐時(shí)提前將酒水預(yù)定（白酒、紅酒、飲料、礦泉水等）。
